יותר ויותר חברות וארגונים בישראל מנצלים את הימים הראשונים של פתיחת שנה חדשה עבור אירועים והפנינגים שונים לצוות, עובדים ו/או לקוחות לטובת הצגת תוכניות, מטרות ותחזיות לשנה העסקית הקרובה לצד סיכומי השנה שחלפה עם תודות, מחוות והוקרות.
פתיחת שנה חדשה מהווה הזדמנות טובה, בדומה לסיום רבעון במגזר העסקי, לסיכומים כספיים והצגת רווחיות, לצד בחינת אופי הפעילות הארגונית ומצבה הכללי של החברה בשוק. לצד אלה אירוע פתיחת שנה מהווה את הבמה האידיאלית להצגת יעדים ומטרות חדשות, רעיונות ושאיפות, וכן לגיוס העובדים ורתימתם למטרות המשותפות. על מנת לפעול לטובת כל אלו, חשוב לתכנן אירוע מתאים, מוקפד ומושקע ולהעניק לעובדים מרחב של הנאה וערך מוסף שיאפשר את רתימתם להמשך הדרך. בדיוק לשם כך, ריכזנו כאן את ארבעת הפרמטרים המרכזיים שכדאי לקחת בחשבון בדרך לאירוע פתיחת שנה מוצלח:
1. מיקום – מיקום האירוע הוא אולי הפרמטר החשוב ביותר להצלחת האירוע, הן ברמת התכנון הגאוגרפי והן ברמת בחירת לוקיישן מרענן שיעניק את האווירה והאנרגיות המתאימות. לרוב, לא רצוי לקיים אירוע חברה במתחם של הארגון, גם אם קיים מתחם ראוי לשם כך, וזאת על מנת להוציא את העובדים מסביבת העבודה הקבועה ולהעניק להם חוויה מפנקת עם אווירה שונה. לכן כדאי לאתר לוקיישן חדש מומלץ לאירוע חברה כזה שישדר יוקרה וחדשנות לצד חווית אירוח נעימה ורמת שירות גבוהה. בהיבט הגאוגרפי, במידה ומדובר בחברה הפועלת בפריסה ארצית חשוב לבחור במיקום נגיש לרוב בעל נגישות לצירי תנועה מרכזיים. כאשר מדובר בחברה מקומית ניתן להרחיק עד כשעה נסיעה באופן חד פעמי עבור לוקיישן איכותי.
2. תוכן – לכל אירוע חברה עסקי ישנן לרוב יעדים ומטרות ברורות, והתוכן באירוע חייב להשתלב ולשרת אותם. הצגת נתונים, מטרות ושיח עסקי בלבד עשויים להביא לתחושה של "עוד יום" בעבודה ועל כן חשוב במיוחד לשלב באירוע תוכן ובידור שאינו נוגע ישירות במטרות אלה. כך למשל ניתן לשלב הופעת אומן מתחום המוזיקה או הבידור או לחילופין לארגן הרצאה מעוררת השראה מתחומי הספורט, התקשורת או האקטואליה, על פי כמות הנוכחים ואופי המשתתפים והארגון. הרצאות כאלה יכולות לכלול גם מסרים הנוגעים למוטיבציה, הכלת שינוי או כל אמירה אחרת המתחברת בעקיפין לצרכי החברה.
3. שייכות – אחת המטרות הברורות של כל אירוע חברה הוא ליצור חיבור ושייכות בין החברה והארגון לעובדים. עובד המרגיש שייך לארגון ומעריך את פועלו בהכרח יפיק מעצמו יותר ויהווה נכס למערכת כולה. יצירת השייכות באירועי חברה תתבצע קודם כל באמצעות מיתוג נכון, כלומר הפקת אירוע הממותג כולו בצבעים ובאמירה של הארגון. לשם כך כדאי לעשות שימוש באמצעי מיתוג דוגמת מסכי לד עליהם ניתן להריץ תמונות, מצגות ומסרים לאורך האירוע, עמודי טוטם, שילוט וכדומה. זכרו, חשוב לייצר באירוע חיבור באמצעות אווירה בלתי אמצעית היוצרת דינמיקה בין כלל המשתתפים ללא הבדלי תפקידים ומעמדות.
4. וכמובן אוכל – בדומה לאירועים פרטיים ומשפחתיים גם באירוע חברה חשוב להשקיע בכיבוד ראוי, עשיר ומפנק, אשר בסופו של דבר נחרט היטב בזיכרון, בלב ובעיקר בבטנם של המשתתפים. חשוב לתכנן את אופי הארוחה וצרכי ההגשה על פי אופי והלו"ז המדויק של האירוע המתוכנן.