המשרד כבר מזמן אינו מהווה רק מקום עבודה. מדובר במקום שבו אנו מבלים את מרב שעות היממה ושיכול להשפיע על מצב הרוח, היצירתיות ואפילו התפוקה.
נתונים אלה מקבלים משמעות מיוחדת כאשר לוקחים בחשבון שבישראל העובד הממוצע נמצא במשרד יותר מעמיתיו בOECD- בהפרשים ניכרים.
נשאלת השאלה האם ניתן ליצור סביבה משרדית יעילה ונעימה יותר? התשובה חיובית בהחלט ולעתים קרובות אתם לא צריכים להשקיע סכומי כסף גבוהים כדי ליצור סביבה נעימה ופורה וכל מה שצריך לעשות הוא לקבל את ההחלטות הניהוליות הנכונות.
ציוד משרדי
ציוד משרדי לעסקים מהווה את הבסיס למרבית תהליכי העבודה עד כדי כך שאנו מקבלים אותו כמובן מאליו ולא עוצרים לרגע לחשוב האם אנו בוחרים בציוד הנכון ואפילו חשוב מכך – האם אנו מנהלים אותו כראוי?מדובר באחד המקומות שכמעט תמיד יש מה לשפר בו הן מבחינת השימושיות והן מבחינת התקציב השוטף.
כדי להתנהל באופן הנכון צריך להתחיל מהבסיס ולבחון את צורכי העובדים. מעבר לשאלות ברורות כמו כמה דפי צילום אנו צריכים, חשוב לשוחח עם העובדים שעושים שימוש בציוד המשרדי באופן ישיר ולשאול אותם אם יש משהו שחסר להם? האם המלאי מספק? האם קל להם למצוא כל דבר במהירות? והאם קיימת שביעות רצון מהספק הנוכחי.
כמו כן יש להתייחס לצרכים מיוחדים שיתרמו לסביבה נוחה וארגונומית כמו מספריים לשמאליים, שדכן משרדי גדול שמתאים לסיכוך עמודים מרובים וכדומה.
הנוחות בסביבת העבודה היא תנאי מרכזי לכך שהעובד יישאר מרוכז בעבודה ולא יבזבז את הזמן בחיפוש אחר אביזרים כאלה ואחרים או חמור מכך – ירגיש שהוא עובד בסביבה לא תומכת ונוחה.
בחירת ציוד משרדי היא עוד יותר משמעותית ממה שתואר עד כה ומאחר שהיא מהווה את אחת ההוצאות המרכזיות, חשוב לנהל אותה באופן הנכון והחיסכון מתחיל בבחירת המיכון ועד לניהול המלאי השוטף של הציוד.
לדוגמה, סקירת איכותית של מגוון מדפסות ובחירה במתאימה תוך שיקולים של נוחות, אמינות ועלות הדפסה לעמוד, יבטיח שתיהנו מאיכות הדפסה טובה, אמינות והכל במחיר זול יותר ביחס למדפסות אחרות. זכרו שגם אם בחרתם במדפסת ובמיכון הטובים בעולם, עדיין תצטרכו לנהל את המלאי של הציוד על בסיס יומי.
כדי לעשות את זה באופן הנכון מומלץ לבחור ספק ציוד משרדי על פי קריטריונים אובייקטיביים של מחיר, איכות שירות ומשלוחים, מגוון המלאי שהוא מספק, אפשרויות תשלום ואפילו נוחות השימוש באתר האינטרנט מאחר שהאחרון יכול לחסוך לכם הרבה מאוד זמן במעקב אחר ההזמנה, צפייה בחשבוניות והזמנות היסטוריות, שמירה של רשימת ציוד מועדף לפעם הבאה ועוד.
עיצוב המשרד
בהינתן משרד קיים, יהיה קשה להכניס מעצב ולבצע שיפוץ מקיף. מדובר בתהליך שדורש חשיבה, אישורים והרבה כסף.
יחד עם זאת אפשר במקרים רבים לשפר את העיצוב והתכנון כך שיהיה יותר פונקציונלי ויספק סביבת עבודה נעימה יותר.
סידור מחודש של השולחנות והכיסאות לעומת זאת יכול להיות מאוד זול ושימושי במשרדים וותיקים שהצרכים וכוח האדם השתנה בשנים האחרונות והעיצוב הנוכחי כבר אינו יעיל ואינו תומך בהם.
דרכים נוספות לשיפור העיצוב והשימושיות היא לצבוע את המשרד בצבעים מתאימים, להתקין פינות עבודה ומנוחה ולוודא שמערכת התאורה חסכונית ויעילה.
ריהוט פונקציונאלי
עוד דרך יעילה ומהירה לשפר את המשרד כך שתהיה סביבת עבודה נעימה ונוחה היא להתמקד בריהוט מתאים. מה זה אומר? מאוד פשוט – כזה שייתן מענה בראש ובראשונה לנוחות של העובדים שצריכים לשבת במשרד שעות מרובות אך מצד שני ריהוט שיהיה נעים למראה ושיתאים לחלוקת המשרד באופן הטוב ביותר.
קיים היום מגוון עצום של רהיטים כגון כסאות משרדיים ושולחנות נוחים במיוחד שיכולים לספק מענה הולם לכל חלל עבודה ואם תחפשו במקומות הנכונים, תוכלו למצוא אותם במחירים מפתיעים.